Modelos de e-mail para hotel: como aprimorar sua comunicação com os hóspedes e aumentar a satisfação

Se você gerencia um hotel, pousada, hostel ou aluguel por temporada, sabe o quanto uma comunicação eficiente com os hóspedes pode impactar diretamente na experiência do cliente e nos resultados do seu negócio. 

Entre os canais mais poderosos (e subutilizados) está o e-mail. Com ele, é possível gerar proximidade, transmitir profissionalismo e ainda aumentar as chances de fidelização.

Neste artigo, você vai descobrir por que o e-mail é um canal essencial na hotelaria, boas práticas para escrever e-mails eficazes, além de conferir 10 modelos de e-mail para hotel e demais hospedagens para os diferentes momentos da jornada do hóspede. Acompanhe!

Por que investir em modelos de e-mail para hotel?

Apesar da popularidade de apps de mensagens, o e-mail segue como um canal oficial e eficiente na comunicação hoteleira. Ele é ideal para enviar confirmações, informações detalhadas, promoções, pesquisas de satisfação e muito mais.

Com modelos bem estruturados, você evita erros de digitação ou envio de informações incompletas, mantém o padrão da sua marca, economiza tempo no dia a dia e melhora a experiência do hóspede ao antecipar suas necessidades.

Boas práticas ao criar seus e-mails

Antes de partir para os modelos de e-mail para hotel, vale seguir algumas boas práticas. Comece com clareza e organização. Evite parágrafos longos, prefira uma diagramação arejada, com espaçamento adequado, subtítulos e uso pontual de listas.

A linguagem também deve estar alinhada à personalidade da sua marca: um hostel pode usar um tom mais descontraído, enquanto uma pousada romântica pode investir em uma comunicação mais acolhedora e elegante.

Outro ponto essencial é a personalização. Use o nome do hóspede, mencione datas, tipo de acomodação ou até preferências passadas, tudo isso contribui para uma experiência mais próxima. Não se esqueça também de criar uma assinatura padronizada, com nome do atendente, nome do hotel, contatos e redes sociais.

Por fim, mantenha o design simples e responsivo. Use fontes legíveis (como Arial ou Calibri, entre 12 e 14 pts), cores que combinem com sua identidade visual e evite excessos de imagens pesadas que podem atrapalhar a leitura em dispositivos móveis.

10 modelos de e-mail para usar na sua hospedagem

Agora que você já conhece as boas práticas e entende a importância do e-mail na jornada do hóspede, chegou a hora de colocar tudo isso em prática. 

Abaixo, você encontrará 10 modelos prontos para diferentes momentos da estadia, da confirmação da reserva ao pós-estadia. Eles foram pensados para facilitar o dia a dia da sua equipe e garantir uma comunicação mais clara, empática e eficiente com seus clientes. 

Adapte conforme o perfil da sua hospedagem e ofereça uma experiência ainda mais completa.

1. Confirmação de reserva

Assunto: Sua reserva no [Nome do Hotel] está confirmada!

Olá [Nome do Hóspede],

Temos o prazer de confirmar sua reserva no [Nome do Hotel].

Número da reserva: [00000]

Tipo de acomodação: [Standard, casal, etc.]

Check-in: [Data] a partir das [Horário]

Check-out: [Data] até as [Horário]

Caso tenha alguma dúvida ou solicitação especial, é só responder este e-mail.

Estamos ansiosos para te receber!

Atenciosamente,

[Nome do Hotel]

[Telefone] | [E-mail] | [Instagram]

2. E-mail pré-chegada

Assunto: Está quase na hora! Sua estadia no [Nome do Hotel] é esta semana

Olá [Nome],

Sua viagem está chegando e queremos te ajudar a aproveitar cada momento.

Endereço: [Endereço completo]

Wi-Fi: [Senha]

Estacionamento: [Informações]

Check-in: [Horário]

Separamos algumas dicas de passeios em [Cidade] para você curtir ao máximo. Clique aqui [link do blog/guia local].

Nos vemos em breve!

[Nome do Hotel]

3. E-mail de boas-vindas

Assunto: Bem-vindo ao [Nome do Hotel], sua casa fora de casa

Olá [Nome],

É um prazer ter você com a gente!

Nosso time está à disposição 24h para o que precisar. Aproveite nosso café da manhã, explore nossa cidade e conte conosco para tornar sua estadia inesquecível.

Qualquer dúvida, é só chamar na recepção ou responder este e-mail.

Abraço,

Equipe [Nome do Hotel]

4. E-mail de upsell

Assunto: Que tal deixar sua estadia ainda mais especial?

Olá [Nome],

Preparamos algumas opções exclusivas para você:

Upgrade de quarto com vista por +R$50/noite

Café da manhã especial no quarto

Pacote romântico com espumante e decoração

Clique aqui para escolher sua opção: [link de upsell]

Ficou com dúvidas? Estamos à disposição :)

[Nome do Hotel]

5. E-mail de cancelamento

Assunto: Cancelamento de sua reserva no [Nome do Hotel]

Olá [Nome],

Recebemos sua solicitação de cancelamento referente à reserva [00000].

Lamentamos não poder recebê-lo(a) desta vez, mas esperamos revê-lo(a) em breve.

De acordo com nossa política de cancelamento, [inserir informações sobre reembolso ou cobrança].

Ficamos à disposição para reagendamentos futuros.

Atenciosamente,

[Nome do Hotel]

6. E-mail de overbooking

Assunto: Sobre sua reserva no [Nome do Hotel]

Olá [Nome],

Infelizmente tivemos um imprevisto com sua reserva devido a um overbooking. Já organizamos sua hospedagem em [nome do hotel/parceiro], com o mesmo padrão de conforto e localização.

Nos responsabilizaremos por todos os custos adicionais e seguimos à disposição para o que você precisar.

Pedimos desculpas pelo transtorno e agradecemos sua compreensão.

[Nome do Hotel]

7. E-mail pós-estadia

Assunto: Obrigado pela visita! Que tal contar como foi?

Olá [Nome],

Foi um prazer ter você com a gente em [Nome do Hotel]!

Gostaríamos muito de ouvir sua opinião. Ela nos ajuda a melhorar nossos serviços e ainda ajuda outros viajantes.

Clique aqui para deixar sua avaliação: [link TripAdvisor ou Google]

Até breve!

Equipe [Nome do Hotel]

8. E-mail de reengajamento

Assunto: Estamos com saudades! Volte para o [Nome do Hotel] com desconto

Oi [Nome],

Faz tempo que você se hospedou conosco e gostaríamos muito de te ver de volta.

Aproveite 10% de desconto para reservas realizadas até [data]. Use o código: VOLTEI10

Reserve aqui: [link de reserva direta]

Te esperamos!

[Nome do Hotel]

9. E-mail promocional

Assunto: Oferta exclusiva: fim de semana com café da manhã gratuito

Olá [Nome],

Quer dar uma escapada da rotina? Preparamos uma oferta especial:Reserve 2 diárias para o próximo fim de semana e ganhe café da manhã gratuito para 2 pessoas.

Oferta válida até [data]. Reserve agora: [link]

[Nome do Hotel]

10. E-mail de agradecimento e fidelização

Assunto: Você faz parte da nossa história ❤

Oi [Nome],

Obrigada por escolher o [Nome do Hotel]. Você é sempre bem-vindo aqui.

Queremos manter contato com você e oferecer condições especiais como cliente frequente.

Inscreva-se aqui para receber novidades e vantagens: [link]

Com carinho,

[Nome do Hotel]

Como automatizar o envio de e-mails para hotelaria?

Para ganhar eficiência e não depender de envios manuais, você pode utilizar plataformas de automação de e-mails como:

• Mailchimp
• RD Station
• ActiveCampaign
• Ferramentas integradas ao seu PMS (como Cloudbeds, Omnibees etc.)

Com elas, você pode programar o disparo de e-mails automáticos a partir de gatilhos como nova reserva, check-in, cancelamento ou aniversário do cliente.

Conheça a HQBeds


A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis, pousadas, hostels e propriedades de aluguel por temporada. 

Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras.

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