Sistema de reserva para hotel: como funciona e principais vantagens

Quando os viajantes fazem uma reserva de hotel, pousada, entre outras propriedades, esperam uma experiência sem falhas, caso contrário, podem optar por outro lugar. 

Para hotéis modernos, isso significa abandonar processos manuais e adotar um  sistema de reservas online, que permita aos hóspedes reservar um quarto a qualquer hora, através do canal de sua preferência.

Seja online ou offline, uma experiência de reserva perfeita é sustentada por um sistema de reservas rápido, confiável e totalmente integrado.     Neste artigo, explicaremos o funcionamento dos sistemas de reservas, os principais benefícios de uma plataforma integrada e o que considerar ao escolher um software de reservas. Confira!

O que é um sistema de reservas para hotel?

Um sistema de reservas de hotel corresponde a uma plataforma usada na indústria hoteleira com o intuito de gerenciar o inventário de quartos, tarifas e reservas. Também conhecido como sistema central de reservas (CRS), ele pode ser integrado ao sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) do hotel ou funcionar como um software autônomo conectado ao PMS. 

Como funcionam os sistemas de reservas hoteleiro?

No início, o gerente de receita do hotel insere os códigos de tarifa, inventário e restrições no CRS. Essas informações são, então, sincronizadas com o PMS e, com a ajuda de um software de gerenciamento de canais, distribuídas aos canais de reservas do hotel, como o motor de reservas online, agências de viagens online (OTAs), sistemas de distribuição global (GDS), atacadistas e sites de metabusca.

Quando um viajante faz uma reserva em qualquer desses canais, as informações são enviadas para o CRS e o PMS, onde são armazenadas para recuperação no momento do check-in. Simultaneamente, a disponibilidade é atualizada em todos os canais de distribuição.

Este processo depende da conectividade bidirecional entre o CRS e os outros componentes. Sem essa integração, o gerente financeiro teria que executar essas tarefas manualmente, um processo que é demorado e propenso a erros.

Qual é a diferença entre um sistema de reservas de hotel e um motor de reservas?

Os termos “sistema de reservas de hotel” e “motor de reservas” são frequentemente confundidos no setor de hotelaria, mas referem-se a coisas distintas. 

O sistema central de reservas (CRS) é o hub central onde todas as atividades e informações de reservas são armazenadas, seja por telefone, OTA, GDS, departamento de vendas ou motor de reservas online. 

Já um motor de reservas online é um software que permite aos hóspedes fazerem reservas diretamente através do site do hotel.

Principais vantagens de utilizar um sistema de reservas de hotel

Apesar de muitos negócios hoteleiros terem adotado sistemas de reservas digitais anos atrás, muitos pequenos hotéis, hostels, pousadas e operadores de aluguel de temporada ainda utilizam processos manuais, o que os coloca em desvantagem no mercado.

Benefícios de utilizar um sistema de reservas de hotel

1. Atender às expectativas dos viajantes: hóspedes querem reservar quartos sem ter que enviar e-mails ou esperar respostas. Um motor de reservas online permite que façam isso a qualquer hora, de qualquer lugar, gerando reservas automaticamente;
   
   
2. Aumentar a eficiência: automatizando tarefas como comparação de tarifas, gestão de contas, inventário e confirmações por e-mail, um sistema integrado de reservas reduz custos de mão de obra, evita erros e libera a equipe para tarefas mais complexas;
   
   
3. Economizar em comissões das OTAs: reservas diretas no site do hotel evitam o pagamento de altas comissões a intermediários, tornando-se o canal de reservas mais lucrativo;
   
   
4. Gerar mais receita: reservas diretas no site permitem vender quartos premium e fazer vendas cruzadas de serviços locais como café da manhã, jantar, spa e recreação;
   
   
5. Criar relacionamentos com os hóspedes antes da chegada: reservas feitas diretamente pelo site fornecem os detalhes de contato dos hóspedes, permitindo que o hotel se comunique para planejar a estadia e oferecer upgrades;
   
   
6. Gerenciar tarifas e disponibilidade em tempo real: com um gerenciador de canais integrado, é possível atualizar preços e disponibilidade simultaneamente em todos os canais de reservas, evitando overbookings e erros de preços;
   
   
7. Automatizar processamento de pagamentos com cartão de crédito: um gateway de pagamento integrado ao motor de reservas valida automaticamente os cartões de crédito e processa depósitos rapidamente, reduzindo erros e atrasos.

3 recursos essenciais em um sistema de reservas hoteleiro

Ao adotar um sistema de reservas , é essencial considerar alguns diferenciais fundamentais. A escolha deve ser alinhada às necessidades específicas do seu negócio e às funcionalidades que o sistema pode oferecer, evitando assim desajustes de expectativas.

Para garantir uma decisão acertada, destacamos algumas características que fazem uma grande diferença em um sistema de gestão de reservas. Confira!

Gestão de canais

A gestão simplificada de canais online pode melhorar significativamente a ocupação do seu hotel. Esse recurso permite distribuir seus serviços simultaneamente para OTAs, operadoras, agências de viagens, empresas, entre outros.

Com um gestor de canais, é possível controlar a gestão de preços do hotel, encontrando o ponto de equilíbrio ideal, avaliando a viabilidade de mudanças estratégicas, identificando os canais que trazem mais volume e segmentando a distribuição de maneira mais vantajosa para o negócio.

Além de ser um avanço tecnológico, esse tipo de gestão proporciona acesso rápido a dados importantes. Com essas informações, o controle sobre toda a gestão torna-se muito mais eficaz.

Business Intelligence

A inteligência de negócios é crucial para administrar qualquer empreendimento. Somente com dados reais e informações relevantes é possível identificar maneiras de crescer, melhorar e manter uma trajetória de sucesso.

Um sistema de reservas de qualidade disponibiliza informações detalhadas sobre o seu hotel — como mapa de reservas, quantidade de noites e ReVpar — de forma fácil para estudo e análise. 

Esses dados devem ser a base da sua estratégia para melhorar a ocupação e aumentar a receita. O conhecimento adquirido oferece inteligência de mercado e pode esclarecer por que seu hotel não está sendo reservado.

Por exemplo, se uma operadora busca estabelecimentos que acomodem três pessoas por quarto e o seu só admite duas, essa informação pode direcionar mudanças estratégicas.

Motor de reservas

Considerado uma das principais ferramentas para aumentar a rentabilidade do hotel, o motor de reservas permite que os hóspedes façam reservas diretamente no site do hotel, aumentando as vendas diretas. 

Pesquisas de comportamento de compra mostram que os clientes navegam, em média, por até 12 sites diferentes antes de decidir onde comprar, incluindo o site próprio do hotel.

Combinado com um gestor de canais eficiente, que aumenta a exposição do hotel, o motor de reservas otimiza o contato entre a marca e o cliente, aumentando as conversões diretas e criando possibilidades de fidelização dos hóspedes.

O aumento dos canais de exposição resulta em maior rentabilidade direta. Um estudo da Universidade de Cornell, nos Estados Unidos, revelou que hotéis listados em OTAs beneficiam-se de conversões diretas, através do chamado “efeito outdoor”.

A pesquisa concluiu que os hóspedes buscam informações sobre o hotel em provedores externos, mas preferem fazer a reserva final através do motor de reservas do próprio estabelecimento, desde que ele ofereça uma boa experiência de compra, preços atraentes, facilidades de pagamento e resgate de benefícios, entre outros. 

Conheça a HQBeds 

A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis , pousadas , hostels e propriedades de aluguel por temporada.   

Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras.

Pronto para elevar a gestão da sua propriedade hoteleira a um novo patamar?  Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como a HQBeds pode transformar o seu negócio.   

Agende uma demonstração personalizada e conheça todas as vantagens que nossa plataforma pode oferecer!