Saiba o que é PMS e conheça as vantagens na gestão da propriedade

Tradicionalmente, um sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) era definido como uma plataforma que permitia ao hotel gerenciar recursos de front-office, como realização de reservas, check-in/check-out de hóspedes, atribuição de quartos, gerenciamento de tarifas de quartos e faturamento. O objetivo é fornecer um software que substitua processos que demandam muito tempo, papel e planilhas.

A tecnologia PMS evoluiu e atualmente o gerenciamento de integração deve oferecer serviços que vão muito além da recepção, se tornando um sistema de operações de negócios essencial que permite aos gerentes oferecer uma experiência perfeita ao hóspede.

Se você não sabe o que é PMS ou quer saber mais sobre a ferramenta, como os principais desafios de implementação e as vantagens, continue a leitura deste artigo!

Afinal, o que é PMS?

Para quem ainda não entende o que é PMS, saiba que a sigla significa “Property Management System” em inglês, que é o sistema de gestão de propriedade em português. 

Esse software é utilizado na indústria hoteleira para gerenciar diversas operações relacionadas à administração e operação de um hotel, pousada, hostel ou qualquer tipo de estabelecimento de hospedagem. 

O PMS centraliza várias funcionalidades, como reservas de quartos, check-in e check-out de hóspedes, gestão de tarifas e inventário, controle de estoque, processamento de pagamentos, emissão de relatórios financeiros, entre outras tarefas essenciais para a gestão eficiente da propriedade.

Vantagens de um PMS para gerenciar as propriedades

A jornada de viagem do consumidor começa ao selecionar um destino, bem como a reserva da hospedagem. Essa interação entre compra e reserva de pré-estadia, o engajamento na propriedade entre o hotel e sua equipe, a experiência no quarto e o compartilhamento de opiniões pós-estadia nas redes sociais são parte da experiência dos hóspedes como um todo.

Os gestores de propriedades são desafiados a fornecer uma experiência personalizada ao hóspede enquanto operam um negócio bem-sucedido. 

Sendo assim, as soluções de PMS ajudam os hoteleiros a oferecerem a experiência que os hóspedes almejam, gerenciando ao mesmo tempo de forma eficiente seus negócios.

Gestão de hospedagem

Seja em um hotel enorme ou em uma pequena pousada, o fluxo de entrada e saída de hóspedes é sempre um desafio, afinal, não se trata apenas de fechar a conta e cobrar os valores no balcão. É preciso checar a habitação, direcionar a equipe de limpeza para prepará-la para outra diária e, claro, disponibilizar o quarto.

Tudo isso parece simples, porém, quem trabalha com fluxo de hóspedes sabe que existem outros assuntos que podem desviar a atenção da equipe de gerência, fazendo com que seja difícil para um funcionário ficar focado exclusivamente na gestão das hospedagens.

Em pousadas, é bem comum encontrar um número reduzido de funcionários, que desempenham diversas funções no dia a dia, o que se torna mais um desafio. O PMS é capaz de concentrar as informações de check-in e check-out (além das reservas futuras) e apresentar aos gestores de forma descomplicada, o que contribui para evitar erros administrativos ou atrasos na preparação dos quartos.

Registro de hóspedes atualizado com gerenciamento de integração

Relacionamento é tudo hoje em dia! Muitas empresas de diversos ramos apostam alto nas relações com o cliente para fortalecer sua influência sobre o mercado consumidor. Isso é feito com base em informações e uma comunicação eficiente, que tem como premissa o fato da empresa conhecer seu cliente.

Ao usar o PMS para o registro das fichas dos hóspedes, o hotel ganha acesso à informações importantes para elaborar uma comunicação junto ao hóspede e fortalecer o relacionamento.

Controle de desempenho e financeiro

O módulo de finanças apresenta aos gestores o balanço das receitas e despesas, que é fundamental para que a gerência possa traçar estratégias como promoções, elevação dos preços da tarifa em um momento de alta procura ou controle dos gastos com o café da manhã.

Toda informação envolvendo dinheiro é imprescindível para um controle diário e eficiente dos resultados.

Pode-se somar aqui também a capacidade de gerar relatórios analíticos, que são documentos importantes emitidos pelo PMS e esclarecem como está o desempenho da sua propriedade frente às suas metas.

A importância do gerenciamento de integração em um PMS para a gestão da propriedade

Agora que você já sabe o que é PMS e como essa ferramenta é incrível para auxiliar na organização do seu hotel, já considerou que o alto fluxo de demandas em uma propriedade e a necessidade de excelência constante faz com que o trabalho seja complexo e muito exigente?

Adotar um PMS não é apenas uma solução inteligente para um problema frequente, é também uma oportunidade de modernizar a gestão e fazer dela algo mais precioso e estratégico, o que influencia diretamente na capacidade de gerar resultados positivos.

Por isso, o gerenciamento da integração de um PMS é fundamental para o trabalho diário dos gestores. Alguns dos principais pontos do gerenciamento de integração são:

• Atendimento a qualquer hora e em qualquer lugar seus hóspedes usando um PMS para hotéis baseado na nuvem para dispositivos móveis;

• Aumento da eficiência da arrumação dos quartos com atualizações instantâneas em dispositivos móveis com essa finalidade mediante o check-out dos clientes, liberando quartos para limpeza;

• Maior flexibilidade na gestão de quartos e melhore o tempo de resposta para tarefas de serviço de quarto;

• Conexão com operações e os processos financeiros aproveitando integrações pré-existentes para contas a receber;



• Projeção centralizada de dados do cliente e melhoria na qualidade e precisão dos perfis de hóspedes.

Principais desafios na implantação de um PMS 

Mudar o processo de trabalho não é uma tarefa fácil. E mesmo que a implantação de um PMS em hotel seja um trabalho com bons resultados, é preciso de um suporte eficaz para orientação de todos os colaboradores sobre os novos processos.

Além de buscar por um sistema com ótimos recursos, ao analisar um PMS é muito importante que você considere o serviço de suporte oferecido pelo fornecedor do software, afinal, nada pior do que ter alguma dúvida e não pode contar com a empresa responsável.

Por isso, ao definir o sistema de gestão de propriedade que será usado em seu estabelecimento dê preferência àqueles que oferecem atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana, todos os dias do ano.

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