O que é um sistema de hotel?
O sistema de hotel é um tipo de
software de gestão desenvolvido para facilitar a administração e operação de estabelecimentos hoteleiros, como hotéis, pousadas, guesthouses, entre outros.
Esse sistema é projetado para integrar todos os departamentos de um hotel em uma única plataforma digital. Isso significa que as diferentes áreas, como recepção, reservas, finanças, estoque e serviços aos clientes, são centralizadas em um único programa, permitindo uma gestão mais eficiente e simplificada.
Para que serve um software de gestão de hotel?
É natural que cada hotel tenha uma divisão administrativa entre os setores ou departamentos como RH, recepção, estoque, marketing etc. Apesar de haver regras para toda a empresa, normalmente cada responsável de área utiliza seus próprios indicadores e metodologias para acompanhar sua equipe.
Sem um software de gestão de hotel, é comum que haja falta de conexão entre os departamentos, o que pode prejudicar a empresa como um todo.
Sendo assim, utilizar um bom software de gestão permite que todos tenham uma visão integrada e panorâmica de tudo aquilo que acontece na empresa.
A seguir, descubra mais sobre esse e outros fatores que indicam como um sistema de gestão de hotéis pode auxiliar na administração de hospedagens.
Como um sistema de hotel pode auxiliar na hospedagem?
De
check-ins ágeis à gestão estratégica de reservas, descubra como um sistema de hotel pode transformar a dinâmica da hospedagem. Confira!
Mais visibilidade sobre reservas e situação dos quartos
Uma das principais funcionalidades que atrai os donos de hotéis a aderirem a um sistema de hotel , é a automação na gestão das reservas. Depois que conhecem a facilidade da ferramenta, não se imaginam mais gerenciando suas reservas em agendas e planilhas.
Isso porque o mapa de reservas garante uma visão clara do período, situação e ocupação dos quartos, mantendo tudo organizado, agilizando o atendimento e, principalmente, evitando o temido overbooking.
Poder visualizar a situação dos quartos de imediato é de extrema importância para garantir o bom andamento no processo das reservas. Com o sistema, o gestor tem total controle para gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para a limpeza.
Dessa forma, é possível evitar que haja qualquer imprevisto com os hóspedes, como o quarto não estar pronto e limpo no horário de um check-in – algo inadmissível na gestão de um hotel, e que com o bom uso de um software de gestão, se torna algo muito difícil de ocorrer.
Controle financeiro preciso na hospedagem
Só quem administra um estabelecimento sabe o que é ter que lidar com tanta informação, documentos e contas. E nesse emaranhado de papéis, esquecer de pagar algo se torna quase que frequente. Mas a dor de cabeça e os juros que esses esquecimentos geram, é algo que você não precisa tolerar.
Lidar com dinheiro não é uma questão muito fácil, e uma má administração financeira pode jogar todo o esforço investido no seu hotel por água abaixo. A boa notícia é que com o auxílio de um sistema de hotel você pode gerenciar suas receitas e despesas com muito mais facilidade.
Com ele, você poderá gerenciar as contas a vencer, além de ter uma previsão precisa de todas as entradas, de acordo com as reservas do mês. Dependendo do sistema escolhido, este poderá ainda apresentar gráficos e relatórios de desempenho, profissionalizando ainda mais a gestão financeira do seu hotel.
Fácil acesso ao cadastro de hóspedes
Ter um cadastro de hóspedes hoje em dia não é mais uma opção, e sim uma grande oportunidade para seu hotel. Estrategicamente falando, este é um processo que poderá lhe trazer muitas vantagens, seja em agilizar o check-in daquele hóspede frequente ou surpreender com um desconto aquele que se hospeda pela segunda vez.
O cadastro de hóspedes também é ideal para fazer campanhas de e-mail marketing, atuando na fidelização de clientes e atraindo mais reservas diretas. Portanto, se você não tem o cadastro de hóspede como processo definido na recepção do seu hotel, deve se preparar para melhor atender.
O sistema funciona como um banco de dados, e toda vez que uma nova reserva for realizada, todas as informações do hóspede ficam salvas.
Se o hóspede já esteve no seu hotel anteriormente, ao colocar o nome ou cpf, o sistema puxará automaticamente todos os dados do cliente, agilizando assim o processo do check-in, tanto para o hóspede que poderá se acomodar rapidamente, como para o recepcionista que poderá atender o próximo cliente o quanto antes.
Desse modo, você também terá informações relacionadas à passagem dele pelo seu hotel e a recorrência em que ele o visita. Além de ter um histórico completo sobre suas preferências, restrições e até reclamações.
Além de otimizar o tempo do processo, melhora o relacionamento entre o seu hotel e o hóspede, causando uma boa impressão desde o início da estadia.
