Como um sistema de hotel pode auxiliar na gestão da hospedagem?

Marcus Rodrigues • 5 de abril de 2024

Em um contexto onde o tempo é um recurso valioso e a indústria da hospedagem enfrenta desafios constantes, a tecnologia surge como uma aliada indispensável. O sistema de hotel, muitas vezes subestimado, não apenas simplifica operações como também aprimora a experiência tanto para hóspedes quanto para gerentes.


Desde a agilidade no check-in até a gestão inteligente de quartos disponíveis, o sistema oferece uma gama de benefícios cruciais para o sucesso do negócio.


Neste artigo, exploraremos como um sistema de hotel  pode ser uma solução eficaz para otimizar processos e maximizar a eficiência na gestão hoteleira. Acompanhe!

Como um sistema de hotel pode auxiliar na gestão da hospedagem?

O que é um sistema de hotel?


O sistema de hotel é um tipo de software de gestão desenvolvido para facilitar a administração e operação de estabelecimentos hoteleiros, como hotéis, pousadas, guesthouses, entre outros.

 
Esse sistema é projetado para integrar todos os departamentos de um hotel em uma única plataforma digital. Isso significa que as diferentes áreas, como recepção, reservas, finanças, estoque e serviços aos clientes, são centralizadas em um único programa, permitindo uma gestão mais eficiente e simplificada.


Para que serve um software de gestão de hotel?


É natural que cada hotel tenha uma divisão administrativa entre os setores ou departamentos como RH, recepção, estoque, marketing etc. Apesar de haver regras para toda a empresa, normalmente cada responsável de área utiliza seus próprios indicadores e metodologias para acompanhar sua equipe.


Sem um software de gestão de hotel, é comum que haja falta de conexão entre os departamentos, o que pode prejudicar a empresa como um todo.


Sendo assim, utilizar um bom software de gestão permite que todos tenham uma visão integrada e panorâmica de tudo aquilo que acontece na empresa.


A seguir, descubra mais sobre esse e outros fatores que indicam como um sistema de gestão de hotéis pode auxiliar na administração de hospedagens. 


Como um sistema de hotel pode auxiliar na hospedagem?


De check-ins ágeis à gestão estratégica de reservas, descubra como um sistema de hotel pode transformar a dinâmica da hospedagem. Confira!


Mais visibilidade sobre reservas e situação dos quartos


Uma das principais funcionalidades que atrai os donos de hotéis a aderirem a um sistema de hotel  , é a automação na gestão das reservas. Depois que conhecem a facilidade da ferramenta, não se imaginam mais gerenciando suas reservas em agendas e planilhas.


Isso porque o mapa de reservas garante uma visão clara do período, situação e ocupação dos quartos, mantendo tudo organizado, agilizando o atendimento e, principalmente, evitando o temido overbooking.


Poder visualizar a situação dos quartos de imediato é de extrema importância para garantir o bom andamento no processo das reservas. Com o sistema, o gestor tem total controle para gerenciar os quartos que estão livres, ocupados, reservados, limpos ou a serem encaminhados para a limpeza.


Dessa forma, é possível evitar que haja qualquer imprevisto com os hóspedes, como o quarto não estar pronto e limpo no horário de um check-in – algo inadmissível na gestão de um hotel, e que com o bom uso de um software de gestão, se torna algo muito difícil de ocorrer.


Controle financeiro preciso na hospedagem


Só quem administra um estabelecimento sabe o que é ter que lidar com tanta informação, documentos e contas. E nesse emaranhado de papéis, esquecer de pagar algo se torna quase que frequente. Mas a dor de cabeça e os juros que esses esquecimentos geram, é algo que você não precisa tolerar.


Lidar com dinheiro não é uma questão muito fácil, e uma má administração financeira pode jogar todo o esforço investido no seu hotel por água abaixo. A boa notícia é que com o auxílio de um sistema de hotel  você pode gerenciar suas receitas e despesas com muito mais facilidade.


Com ele, você poderá gerenciar as contas a vencer, além de ter uma previsão precisa de todas as entradas, de acordo com as reservas do mês. Dependendo do sistema escolhido, este poderá ainda apresentar gráficos e relatórios de desempenho, profissionalizando ainda mais a gestão financeira do seu hotel.


Fácil acesso ao cadastro de hóspedes


Ter um cadastro de hóspedes hoje em dia não é mais uma opção, e sim uma grande oportunidade para seu hotel. Estrategicamente falando, este é um processo que poderá lhe trazer muitas vantagens, seja em agilizar o check-in daquele hóspede frequente ou surpreender com um desconto aquele que se hospeda pela segunda vez.


O cadastro de hóspedes também é ideal para fazer campanhas de e-mail marketing, atuando na fidelização de clientes e atraindo mais reservas diretas. Portanto, se você não tem o cadastro de hóspede como processo definido na recepção do seu hotel, deve se preparar para melhor atender.
O sistema funciona como um banco de dados, e toda vez que uma nova reserva for realizada, todas as informações do hóspede ficam salvas.


Se o hóspede já esteve no seu hotel anteriormente, ao colocar o nome ou cpf, o sistema puxará automaticamente todos os dados do cliente, agilizando assim o processo do check-in, tanto para o hóspede que poderá se acomodar rapidamente, como para o recepcionista que poderá atender o próximo cliente o quanto antes.


Desse modo, você também terá informações relacionadas à passagem dele pelo seu hotel e a recorrência em que ele o visita. Além de ter um histórico completo sobre suas preferências, restrições e até reclamações.


Além de otimizar o tempo do processo, melhora o relacionamento entre o seu hotel e o hóspede, causando uma boa impressão desde o início da estadia.

Segurança de informação na hospedagem


Com o auxílio de um software de hotel, todos os dados das hospedagens e das reservas ficam armazenadas eletronicamente, com cópias normalmente automáticas.


Fazer a gestão do seu hotel apenas com papéis é um grande risco, podendo acarretar perdas ou esquecimentos, falta de informações, dados imprecisos, dificultando qualquer planejamento e tomada de decisões futuras.


Gestão 360º: facilidade na organização operacional


Com a utilização de um sistema de hotel, todas as tarefas diárias podem ser organizadas, evitando imprevistos que comprometam a credibilidade do seu negócio.


Por meio de um  software de gestão hoteleira, é possível interligar todas estas tarefas. Um sistema normalmente permite, de forma totalmente integrada, controlar check in, check out, overbook, reservas, estoque, caixa, contas a pagar, governança, controles e alertas, entre muitas outras funcionalidades.


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A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis , pousadas , hostels e propriedades de aluguel por temporada.


Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras. Por meio de nossa plataforma intuitiva e abrangente, os gestores podem automatizar tarefas, otimizar processos e aumentar sua eficiência operacional, resultando em uma experiência aprimorada para os hóspedes e maior rentabilidade para as propriedades.


Se você está procurando um sistema de hotel completo e confiável para a gestão da sua propriedade, a HQBeds é a escolha certa.  Entre em contato conosco  e descubra como podemos ajudar a impulsionar o sucesso do seu negócio de hospedagem. Junte-se a nós! 

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