O que é um sistema para pousada?
Um sistema para pousada, ou software para pousada, é um
sistema de gestão hoteleira (PMS) é uma ferramenta que tem como objetivo garantir a eficiência operacional e a excelência no atendimento ao cliente em uma pousada.
Basicamente, ele é implementado para simplificar e aprimorar os processos operacionais de estabelecimentos de hospedagem. Sua função principal é integrar todas as operações vitais para o funcionamento da pousada em uma única plataforma, desde a gestão de reservas até o controle financeiro.
Essa solução é especialmente projetada para pousadeiros que buscam melhorar a organização, o cadastro de hóspedes, o monitoramento das reservas e a coordenação das atividades da equipe.
Sistema para pousada online: como funciona?
O
sistema para pousada funciona como uma plataforma integrada que automatiza e simplifica uma variedade de processos operacionais dentro da propriedade. A seguir, estão algumas das principais funcionalidades e como elas operam. Confira!
- Gestão de reservas: o sistema mantém um registro centralizado de todas as reservas, detalhes dos hóspedes, datas de check-in e check-out, tipo de quarto selecionado e quaisquer solicitações especiais;
- Check-in e check-out: os detalhes do hóspede são registrados no sistema, incluindo informações de identificação e dados de pagamento. Além disso, o sistema facilita o fechamento da conta, a cobrança de despesas extras e a emissão de recibos;
- Gestão de tarifas e disponibilidade: o sistema permite que os gerentes atualizem facilmente as tarifas dos quartos com base na demanda e na sazonalidade. Ele também fornece uma visão em tempo real da disponibilidade dos quartos, permitindo que os gerentes otimizem a ocupação e maximizem a receita;
- Gestão de hóspedes: banco de dados detalhado de todos os hóspedes, incluindo informações de contato, histórico de estadias e preferências pessoais;
- Controle financeiro: o sistema rastreia todas as transações financeiras, incluindo pagamentos de hóspedes, despesas operacionais e receitas.
7 motivos para você investir em um sistema para pousada
Agora que você já sabe o que é um sistema para pousada e onde ele pode ajudar na sua gestão, trazemos aqui 7 motivos para utilizá-lo em sua propriedade. Confira!
1. Check-in e coleta de dados
A experiência do hóspede é o que há de mais importante no
segmento hoteleiro. Nesse sentido, a relação deve ser aprimorada ao máximo, e isso é feito por meio da coleta e da análise de dados, que permitem a você conhecer e compreender melhor seu público.
Com o sistema para pousada, ao registrar a entrada de novos hóspedes, é importante colher informações que permitam uma comunicação eficiente, direcionada e personalizada com os clientes.Isso é necessário para não somente criar promoções, por exemplo, mas também descobrir os gostos pessoais de cada um, garantindo uma estadia perfeita e que assegure o retorno e a retenção do consumidor.
Os PMS mais completos possuem, ainda, uma ferramenta de
check-in online, onde o hóspede pode fazer todo o seu check-in antecipadamente, e quando chega na recepção o atendimento é muito mais rápido e eficiente.
2. Integração com os canais de venda
Um bom
PMS possui integração com os mais diversos canais de vendas disponíveis no mercado, através de um
channel manager.
A integração com os canais de venda permite a alteração de variáveis em apenas um local, o que a torna fundamental para evitar retrabalhos e erros manuais, e os temidos overbookings.
Dessa forma, o PMS para pousada recebe instantaneamente as reservas de todos os canais, evitando falhas na gestão e garantindo agilidade na atualização de tarifas.
3. Fim de planilhas desorganizadas e complexas
Através de uma plataforma que acelera e automatiza processos, o sistema para pousada deixa a gestão hoteleira mais simples e precisa. Sendo assim, não há motivos para manter diversas planilhas offline. Elas correm o risco de perder os dados ou ainda prolongar a tomada de decisão.
Ao escolher um PMS, é importante ter em mente que é um sistema que será usado diariamente por vários funcionários e, portanto, não pode ser complicado.
É frustrante quando um novo sistema é implementado, mas sua usabilidade é confusa. Um bom software deve entregar funcionalidades que sejam capazes de gerar benefícios aos usuários, além de ter uma interface fácil e intuitiva.
4. Gestão e estadia do hóspede
Em pousadas, cuidar da entrada e saída de hóspedes é um desafio complexo, pois vai além da simples cobrança de valores. É necessário inspecionar o quarto, limpar e preparar a suíte para o próximo cliente etc.
Principalmente em estabelecimentos menores, onde a equipe de colaboradores é reduzida e responsável por mais de uma função, é possível que essa atividade saia do controle e prejudique sua operação.
Dessa forma, o
sistema de pousadas detém todas as informações de check-in, check-out e reservas futuras, apontando de forma simples cada etapa da rotina. Assim, falhas administrativas e atrasos ao disponibilizar quartos tornam-se um problema drasticamente reduzido.
5. Gerenciamento financeiro e avaliação de desempenho
Além de ajudar a traçar melhores estratégias, possibilitar insights e gerenciar equipes, o software para pousadas tem outra função essencial para a gestão hoteleira: finanças. Um momento de alta procura, como férias coletivas ou feriados prolongados, pede por um novo estudo sobre preços de estadia.
Com mais hóspedes, maiores são os custos, e um sistema ajuda a entender e calcular como deve ser feito o reajuste de cobranças, para que a margem de lucro da pousada continue satisfatória.
6. Acesso a relatórios estratégicos: ganho de controle
Se os relatórios não estão sendo suficientemente úteis para agregar valor ao negócio, o hotel ou pousada perde a oportunidade de sofisticar sua performance, o que representa uma desvantagem observando a alta concorrência no setor.
Afinal, com relatórios trazendo dados reais e informações úteis, o gestor pode pensar em melhores estratégias de mercado.
7. Cloud computing atuando no PMS
Contar com sistemas de gestão atuando em nuvem já é uma realidade na maioria das empresas, e, quando falamos sobre o que é PMS, não é diferente. Trazendo mais simplicidade, agilidade e dinamismo, ele pode ser uma peça-chave para a sua pousada.
Dessa forma, contar com o sistema cloud traz uma grande facilidade na instalação, manutenção e uso inteligente do espaço, uma vez que o servidor é hospedado em Nuvem.
O PMS em cloud traz uma mobilidade fora do comum à sua equipe. A partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, todos os profissionais estão livres para cumprir suas atividades da melhor forma possível, sem interferências ou ruídos na comunicação e sem a necessidade de estarem sempre na recepção.
