No mercado da hospitalidade, onde a satisfação do hóspede e a eficiência operacional são pontos-chave no negócio, a gestão eficaz de uma propriedade hoteleira se torna a pedra angular do sucesso.
Diante desse cenário, a adoção de um sistema de hotelaria deixa de ser uma mera opção e se estabelece como uma necessidade inescapável. Afinal, é uma ferramenta indispensável para gestores que almejam otimizar suas operações e proporcionar uma experiência inigualável aos seus hóspedes.
Neste artigo, entenda a importância de contar com um sistema de hotelaria, saiba como eles funcionam e quais são os principais recursos. Acompanhe!
Os sistemas de hotelaria são soluções projetadas para gerenciar todas as operações e processos relacionados à gestão de hotéis, pousadas, hostels e outras propriedades de hospedagem. Eles são desenvolvidos para acompanhar e interpretar os diversos eventos que ocorrem no estabelecimento, desde reservas de quartos até o check-out dos hóspedes.
Esses sistemas oferecem uma interface intuitiva e centralizada, permitindo que os profissionais acessem e visualizem informações relevantes de maneira rápida e eficiente. Por exemplo, em uma situação de reserva de última hora, os funcionários podem verificar a disponibilidade de quartos em tempo real e realizar a reserva com apenas alguns cliques.
Uma das principais vantagens dos sistemas de hotelaria é a integração de informações. Isso significa que quando uma ação é realizada em um departamento, como o check-out de um hóspede, as informações são automaticamente atualizadas em todos os setores relacionados, como financeiro, governança, recepção e vendas.
Essa integração garante que todos os departamentos estejam sempre atualizados e alinhados, facilitando a tomada de decisões e melhorando a eficiência operacional do estabelecimento.
Agora que você já sabe o que é e como funciona um sistema de hotelaria, reunimos, abaixo, algumas vantagens de utilizá-lo em sua propriedade. Confira!
Existem algumas funcionalidades que são essenciais em sistemas de hotelaria, uma vez que contribuem para a otimização dos processos operacionais, o aprimoramento da experiência do hóspede e a maximização da eficiência financeira. Acompanhe!
O PMS é o software mais importante, e que não pode faltar na gestão hoteleira. É o sistema de hotelaria mais completo e que abre o leque de integrações com muitos outros, como o channel manager e o motor de reservas.
Sua função é reunir em um mesmo lugar todas as informações fundamentais para a boa gestão do empreendimento, de forma integrada.
É pelo PMS que você pode controlar o inventário, efetuar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, as operações financeiras do hotel ou pousada, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e receber.
Ainda, dependendo do sistema contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas do hotel, disponíveis em gráficos ou relatórios em Excel.
Hoje existem vários fornecedores de software PMS no mercado, inclusive marcas brasileiras, que permitem hotéis independentes, pousadas e hostels disputarem no mesmo nível de gestão que os grandes empreendimentos hoteleiros.
Imagine que seu hotel ou pousada disponibiliza seus 10 quartos na Booking, Expedia, Decolar, Hostelworld e direto pelo seu site. Você acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de dezembro.
Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema, você rapidamente precisa acessar a extranet de todos os outros canais em que está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda.
Caso essa alteração não seja realizada de imediato, e em todos os canais, você poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível. Isto poderá gerar sérios problemas, como overbooking, que obriga você a arcar com os custos de acomodação deste hóspede, por todo o período da reserva, em outro local.
Essa é a função do Channel Manager: controlar suas tarifas e disponibilidade em qualquer canal de distribuição e em tempo real, centralizando a operação em um só lugar, evitando casos de overbooking e falhas de comunicação entre os canais de vendas e a recepção.
Você consegue ter uma “vitrine” muito maior, de forma organizada e automatizada, sem se preocupar com possíveis erros da operação manual.
O Motor de Reservas, ou Booking Engine, é um sistema de gerenciamento de reservas. Ou seja, um método de trazer a tecnologia e-commerce utilizada pelas OTAs para o próprio site do seu hotel ou pousada. A sua propriedade vende direto ao hóspede sem a necessidade de ter uma equipe física dedicada para isso.
Implantar um motor de reservas significa que você vai disponibilizar, no próprio site do seu hotel e em redes sociais (Facebook, Instagram etc.), a possibilidade do cliente fazer reservas diretas, sem o intermédio de OTAs, portanto, sem pagar comissões a elas.
Com o motor de reservas, o site do seu hotel possui todas as informações que o hóspede precisa, e o hóspede poderá visualizar a disponibilidade de quartos, serviços extras, dias de estadia, valores, e até mesmo promoções exclusivas, diretamente pela sua página online.
As integrações do Motor de Reservas, juntamente com o Channel Manager e o PMS faz com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que o hóspede que fechar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no PMS do hotel e no motor de reservas.
O sonho de todo empreendedor é possuir dados e informações confiáveis o suficiente para direcionar uma tomada de decisão mais assertiva e que traga reais crescimento para o seu negócio. No setor hoteleiro não é diferente.
Alterar o tarifário de acordo com a sazonalidade do mercado já é um hábito para os gestores desse segmento. Contudo, nem sempre as mudanças são realizadas da maneira mais adequada, impactando diretamente na taxa de ocupação e no faturamento da propriedade.
Para ajudar os hoteleiros a tomarem esse tipo de decisão, sem precisar se afundar em números, gráficos e mais números que não parecem fazer sentido, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) faz esse trabalho analítico por você.
O RMS pode te dar uma previsão precisa de preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Ainda, se integrado ao PMS, as recomendações de preços são dadas em tempo-real, levando em conta as entradas e saídas de hóspedes, tempo de estadia, cancelamentos etc.
A hotelaria é multicanal e todos os dias centenas de viajantes entram em contato, ligam e mandam mensagens por diversos canais de atendimento online.
Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Customer Relationship Management (CRM), ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente, onde o hotel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso centrado em um único sistema hoteleiro.
O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, fazer pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.
A importância de contar com um sistema hoteleiro para a gestão da sua propriedade é indiscutível, especialmente quando se trata de tomar decisões fundamentadas. Ao ter todas as informações consolidadas em um único sistema, os gestores têm acesso a dados reais e precisos, em vez de dependerem de estimativas ou suposições.
Essa análise de dados possibilita que a equipe tome decisões inteligentes e estratégicas, como ajustar tarifas com base na taxa de ocupação, priorizar canais de venda mais eficientes e criar promoções para períodos de baixa temporada.
Com um sistema confiável em vigor, os colaboradores podem dedicar mais tempo à análise e ao aprimoramento do negócio, contribuindo significativamente para o sucesso do hotel.
A HQBeds é uma empresa brasileira referência no mercado de soluções para gestão hoteleira, oferecendo uma plataforma all-in-one projetada para atender às diversas necessidades de hotéis, pousadas, hostels e propriedades de aluguel por temporada.
Com mais de uma década de experiência no setor, combinamos tecnologia de ponta com um profundo conhecimento do mercado hoteleiro para oferecer soluções eficientes e inovadoras.
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