Sistema de gerenciamento de hotel: quais são os recursos fundamentais?

A rotina empresarial, se não for bem gerenciada, pode se tornar um caos e um pesadelo para os gestores e colaboradores. Além disso, muitas vezes tentamos organizar toda essa “loucura” em várias coisas: planilhas, cadernos, ferramentas de tarefas, entre outras, ou simplesmente ir fazendo. Mas um sistema de gerenciamento de hotel pode ser a solução.

Seguir sem uma ferramenta tecnológica pode ser até possível, porém não se pode negar que traz um desgaste e tanto. Entretanto, ao gerenciar um hotel, nem sempre qualquer software pode ser suficiente para auxiliar no seu dia a dia. Um software de gestão de propriedade requer ferramentas específicas.

Neste artigo, entenda um pouco mais a fundo sobre cada um dos recursos indispensáveis em um sistema de gerenciamento de hotel. Boa leitura!

5 ferramentas fundamentais em um sistema de gerenciamento de hotel

A seguir, elencamos cinco ferramentas que são indispensáveis ao considerar sistemas de gerenciamento de hotel. Ao compreender a importância dessas ferramentas, os gestores poderão tomar decisões mais assertivas e impulsionar o sucesso de seus empreendimentos.

1. Sistema de Gestão de Propriedade (PMS)

O PMS, ou Sistema de Administração de Propriedade, é o programa mais vital e indispensável na administração hoteleira. É o sistema para hotelaria mais abrangente e que possibilita a integração com diversos outros, como o gestor de canais e o mecanismo de reservas, por exemplo.

Sua função é reunir em um único local todas as informações essenciais para a adequada administração do empreendimento, de maneira integrada.

É por meio do PMS que você pode gerenciar o estoque, realizar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, administrar as operações financeiras do hotel, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e a receber.

Ademais, conforme o sistema de administração hoteleira contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas, disponíveis em gráficos ou relatórios em Excel.

Hoje em dia, existem diversas opções de software disponíveis no mercado, inclusive marcas nacionais, que possibilitam a hotéis independentes, pousadas e outros tipos de hospedagem competir em igualdade de condições com os grandes empreendimentos hoteleiros.

2. Gestor de canais (CMS)

Imagine que sua propriedade disponibiliza seus 10 quartos na Booking, Expedia, Decolar, Hostelworld e diretamente pelo seu site. Você acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de dezembro.

Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema de gerenciamento de hotel, você precisa rapidamente acessar a extranet de todos os outros canais onde está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda.

Se essa alteração não for realizada imediatamente e em todos os canais, você poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível. Isso poderá resultar em problemas graves, como overbooking, que o obrigaria a arcar com os custos de acomodação deste hóspede em outro local, durante todo o período da reserva. E a cada nova reserva, você precisaria repetir todo o processo manualmente...

Essa é a função do gestor de distribuição: possibilitar o controle de suas tarifas e disponibilidade em qualquer canal de distribuição e em tempo real, centralizando a operação em um único local, evitando casos de overbooking e falhas de comunicação entre os canais de vendas e a recepção.

Você consegue ter uma “vitrine” muito maior, de forma organizada e automatizada, sem se preocupar com possíveis erros da operação manual.

3. Motor de reservas

O Motor de Reservas, ou Booking Engine, é um sistema de gestão de reservas. Ou seja, é um método de trazer a tecnologia e-commerce utilizada pelas OTAs para o próprio site do hotel, permitindo uma venda direta ao hóspede sem a necessidade de ter uma equipe física dedicada para isso.

Implementar um mecanismo de reservas significa disponibilizar, em seu próprio site e redes sociais (Facebook, Instagram etc.), a possibilidade de o cliente fazer reservas diretas, sem o intermédio de OTAs, e, portanto, sem pagar comissões a elas.

Com o motor de reservas, o site do seu hotel oferece todas as informações necessárias ao hóspede, que poderá visualizar a disponibilidade de quartos, serviços extras, dias de estadia, valores e até mesmo promoções exclusivas, diretamente pela sua página online.

As integrações do Motor de Reservas + Gestor de canais + PMS garantem que todo o processo de reservas online seja perfeito, sem falhas. Isso significa que o hóspede que efetuar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no PMS do hotel e no mecanismo de reservas.

4. Revenue Management System (RMS)

O desejo de todo empresário é possuir informações e dados confiáveis o suficiente para orientar uma tomada de decisão mais precisa e que leve a um verdadeiro crescimento para o seu negócio. No ramo hoteleiro, isso não é diferente.

Ajustar a tabela de preços de acordo com as variações sazonais do mercado já é uma prática comum para os administradores desse setor. No entanto, nem sempre essas adaptações são feitas de forma adequada, o que impacta diretamente na taxa de ocupação e na receita da propriedade.

Para auxiliar os hoteleiros a fazerem esse tipo de decisão, sem precisar se perder em números, gráficos e mais números que podem parecer confusos, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) realiza essa análise por você.

O RMS pode fornecer uma previsão precisa dos preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Além disso, se integrado ao PMS, as sugestões de preços são fornecidas em tempo real, levando em consideração as entradas e saídas de hóspedes, tempo de permanência, cancelamentos etc.

5. Customer Relationship Management (CRM)

A hotelaria opera em vários canais e diariamente centenas de viajantes entram em contato, telefonam e enviam mensagens através de diversas plataformas de atendimento online.

Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM), onde o hotel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso concentrado em um único sistema hoteleiro.

O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, realizar pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.

Mas afinal, todo e qualquer sistema de gerenciamento funciona para hotel?

Na verdade, não. No setor de hotelaria, um sistema de gestão que integra ferramentas CRM (Customer Relationship Management) e ERP (Enterprise Resource Planning) se torna o mais indicado, pois são ferramentas nas quais tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente, além de organizar toda a parte financeira da empresa, em questão de recursos.

Atualmente, essas ferramentas podem oferecer armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, e outras funcionalidades essenciais para a gestão do seu hotel, pousada e outros empreendimentos.

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