Sistema de gerenciamento de hotel: quais são os recursos fundamentais?

A rotina empresarial, se não for bem gerenciada, pode se tornar um caos e um pesadelo para os gestores e colaboradores. Além disso, muitas vezes tentamos organizar toda essa “loucura” em várias coisas: planilhas, cadernos, ferramentas de tarefas, entre outras, ou simplesmente ir fazendo. Mas um sistema de gerenciamento de hotel pode ser a solução.

Seguir sem uma ferramenta tecnológica pode ser até possível, porém não se pode negar que traz um desgaste e tanto. Entretanto, ao gerenciar um hotel, nem sempre qualquer software pode ser suficiente para auxiliar no seu dia a dia. Um software de gestão de propriedade requer ferramentas específicas.

Neste artigo, entenda um pouco mais a fundo sobre cada um dos recursos indispensáveis em um sistema de gerenciamento de hotel. Boa leitura!

5 ferramentas fundamentais em um sistema de gerenciamento de hotel

A seguir, elencamos cinco ferramentas que são indispensáveis ao considerar sistemas de gerenciamento de hotel. Ao compreender a importância dessas ferramentas, os gestores poderão tomar decisões mais assertivas e impulsionar o sucesso de seus empreendimentos.

1. Sistema de Gestão de Propriedade (PMS)

O PMS, ou Sistema de Administração de Propriedade, é o programa mais vital e indispensável na administração hoteleira. É o sistema para hotelaria mais abrangente e que possibilita a integração com diversos outros, como o gestor de canais e o mecanismo de reservas, por exemplo.

Sua função é reunir em um único local todas as informações essenciais para a adequada administração do empreendimento, de maneira integrada.

É por meio do PMS que você pode gerenciar o estoque, realizar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, administrar as operações financeiras do hotel, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e a receber.

Ademais, conforme o sistema de administração hoteleira contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas, disponíveis em gráficos ou relatórios em Excel.

Hoje em dia, existem diversas opções de  software disponíveis no mercado , inclusive marcas nacionais, que possibilitam a hotéis independentes, pousadas e outros tipos de hospedagem competir em igualdade de condições com os grandes empreendimentos hoteleiros.

2. Gestor de canais (CMS)

Imagine que sua propriedade disponibiliza seus 10 quartos na Booking , Expedia, Decolar, Hostelworld e diretamente pelo seu site. Você acaba de receber 1 reserva pela Booking.com para o dia 15 de dezembro.

Após inserir os dados dessa reserva em seu sistema de gerenciamento de hotel, você precisa rapidamente acessar a extranet de todos os outros canais onde está disponível para atualizar sua disponibilidade de venda.

Se essa alteração não for realizada imediatamente e em todos os canais, você poderá receber outras reservas para um quarto que não está mais disponível. Isso poderá resultar em problemas graves, como overbooking, que o obrigaria a arcar com os custos de acomodação deste hóspede em outro local, durante todo o período da reserva. E a cada nova reserva, você precisaria repetir todo o processo manualmente...

Essa é a função do gestor de distribuição: possibilitar o controle de suas tarifas e disponibilidade em qualquer canal de distribuição e em tempo real, centralizando a operação em um único local, evitando casos de overbooking e falhas de comunicação entre os canais de vendas e a recepção.

Você consegue ter uma “vitrine” muito maior, de forma organizada e automatizada, sem se preocupar com possíveis erros da operação manual.

3. Motor de reservas

O Motor de Reservas , ou Booking Engine, é um sistema de gestão de reservas. Ou seja, é um método de trazer a tecnologia e-commerce utilizada pelas OTAs para o próprio site do hotel, permitindo uma venda direta ao hóspede sem a necessidade de ter uma equipe física dedicada para isso.

Implementar um mecanismo de reservas significa disponibilizar, em seu próprio site e redes sociais (Facebook, Instagram etc.), a possibilidade de o cliente fazer reservas diretas, sem o intermédio de OTAs, e, portanto, sem pagar comissões a elas.

Com o motor de reservas, o site do seu hotel oferece todas as informações necessárias ao hóspede, que poderá visualizar a disponibilidade de quartos, serviços extras, dias de estadia, valores e até mesmo promoções exclusivas, diretamente pela sua página online.

As integrações do Motor de Reservas + Gestor de canais + PMS garantem que todo o processo de reservas online seja perfeito, sem falhas. Isso significa que o hóspede que efetuar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no PMS do hotel e no mecanismo de reservas.

4. Revenue Management System (RMS)

O desejo de todo empresário é possuir informações e dados confiáveis o suficiente para orientar uma tomada de decisão mais precisa e que leve a um verdadeiro crescimento para o seu negócio. No ramo hoteleiro, isso não é diferente.

Ajustar a tabela de preços de acordo com as variações sazonais do mercado já é uma prática comum para os administradores desse setor. No entanto, nem sempre essas adaptações são feitas de forma adequada, o que impacta diretamente na taxa de ocupação e na receita da propriedade.

Para auxiliar os hoteleiros a fazerem esse tipo de decisão, sem precisar se perder em números, gráficos e mais números que podem parecer confusos, um sistema de gerenciamento de receita (RMS) realiza essa análise por você.

O RMS pode fornecer uma previsão precisa dos preços e ajudá-lo a controlar o inventário de quartos disponíveis. Além disso, se integrado ao PMS, as sugestões de preços são fornecidas em tempo real, levando em consideração as entradas e saídas de hóspedes, tempo de permanência, cancelamentos etc.

5. Customer Relationship Management (CRM)

A hotelaria opera em vários canais e diariamente centenas de viajantes entram em contato, telefonam e enviam mensagens através de diversas plataformas de atendimento online.

 
Para auxiliar nesse relacionamento com o cliente, existe o Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) , onde o hotel pode coletar, organizar e visualizar os dados dos potenciais hóspedes, tudo isso concentrado em um único sistema hoteleiro.

O sistema permite enviar e-mails, criar uma base de dados inteligente dos clientes, segmentar perfis de hóspedes, realizar pesquisas de satisfação e muitas outras funcionalidades.

Mas afinal, todo e qualquer sistema de gerenciamento funciona para hotel?

Na verdade, não. No setor de hotelaria, um  sistema de gestão que integra ferramentas CRM (Customer Relationship Management) e ERP (Enterprise Resource Planning) se torna o mais indicado, pois são ferramentas nas quais tem por objetivo gerenciar o relacionamento com o cliente, além de organizar toda a parte financeira da empresa, em questão de recursos.

Atualmente, essas ferramentas podem oferecer armazenamento de dados em nuvem, por exemplo, e outras funcionalidades essenciais para a gestão do seu hotel, pousada e outros empreendimentos.

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